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Elektronische Akten verändern Büroalltag

Der graue Aktenordner hat bald ausgedient. Heute schon werden Akten nicht mehr in Papierform aufbewahrt, sondern als elektronische oder virtuelle beziehungsweise digitale Akten. Vorteil: Die Mitarbeiter haben ortsunabhängigen Zugriff, so dass Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf alle Kundendaten haben.

Branchenbezogen ist die Verbreitung von E-Akten im öffentlichen Sektor und bei Banken und Versicherungen am weitesten fortgeschritten. Branchenübergreifend kommt die E-Personalakte am häufigsten vor.

Neben Platzersparnis und ortsunabhängigem Zugriff können Unternehmen mit E-Akten mehr Rechtssicherheit in der Dokumententenverwaltung schaffen. Aufbewahrungs- und auch Löschfristen werden automatisch eingehalten.


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WebReporter: sina7
Rubrik:   High Tech
Schlagworte: Bank, Computer, Unternehmen, Versicherung, Akte, Elektronik
Quelle: www.ecmguide.de

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16 User-Kommentare Alle Kommentare öffnen

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15.06.2012 09:09 Uhr von sina7
 
+2 | -4
 
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Mit elektronischen Akten hat die lästige Suche nach Unterlagen ein Ende. Sogar von unterwegs aus, haben Mitarbeiter alle relevanten Informationen zur Hand. Die Einsatzmöglichkeiten von Smartphones und Tablets treibt die Verbreitung der elektronischen Akte voran.
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15.06.2012 09:27 Uhr von psycoman
 
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@Autor: Man sucht doch trotzdem. Ob ich jetzt in einem Aktenordner hin und her blättere oder in einem Dateiordner oder einer Datei heruaf und herunter scrolle, ist dann ersteinaml egal.

Vorteil ist, dass man nach Worten usw. suchen kann und der Zugriff duch mehrere Leute, ortsunabhängig, auf das gleiche Dokument.
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15.06.2012 09:29 Uhr von RonanDex2
 
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Ehrlich? Smartphones und Tablets treibt die Verbreitung der elektronischen Akte voran?
Würde eher sagen, Tablets & Co treiben die Admins in den Wahnsinn... ;)
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15.06.2012 10:26 Uhr von ThomasHambrecht
 
+3 | -0
 
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Dabei entstehen viele Probleme wird das Schreiben des Anwalts an die Versicherung erst in Papier der Abteilung zugestellt - oder erst gescannt und dann 2 Wochen später der Abteilung eletronisch übergeben, wenn Fristen verstrichen sind?
So arbeiten viele Firmen erstmal die Papierflut ab, bevor diese (oft extern) gescannt wird. In der Praxis ein durcheinander an echten Ordner mit aktuellen Vorgängen und parallel ein elektronisches Archiv.
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15.06.2012 12:19 Uhr von Danielsun87
 
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mh news?? Naja leute ich habe schon vor 6 Jahren angefangen bei unternehmen sowas zu implementieren..
also so ganz neu ist das nicht, bei konzernen wird es schon seit win 95 gemacht..

ja, das geilste daran ist, das der staat viel leichter kontrollieren kkann, durch geschriebenede programme die automatisch suchen...

dazu kommt noch das man die informationen auch viel leichter bekommt, da ungefäähr 60-70 % der nutzer nicht ausreichend gesichert sind..entweder ist die Firewall oder auch mal das antivirusprogramm einfccch veraltet und bekommt nich mit das schon alle daten raus gehen..^^

also einfach mal mehr it leute einstellen..^^
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15.06.2012 12:33 Uhr von Sag_mir_Quando_sag
 
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Beleg eines Fremden für einen Buchungsvorgangs: eingescannt, Original vernichtet.
"Branchenbezogen ist die Verbreitung von E-Akten im öffentlichen Sektor und bei Banken und Versicherungen am weitesten fortgeschritten." (sina7)
So werden Girokonten verfremdet.

"Neben Platzersparnis und ortsunabhängigem Zugriff können Unternehmen mit E-Akten mehr Rechtssicherheit in der Dokumententenverwaltung schaffen." (sina7)

Soso.

[ nachträglich editiert von Sag_mir_Quando_sag ]
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15.06.2012 14:01 Uhr von Jlaebbischer
 
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Muss man nicht immer noch laut Gesetzen die Originaluntzerlagen in Papierform mindestens 10 Jahre lang aufbewahren?

Ok, man kann die Aufbewahrung nach der Digitalisierung natürlich auslagern.
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15.06.2012 14:41 Uhr von Sag_mir_Quando_sag
 
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@Jlaebbischer: Bei deutschen Banken offensichtlich nicht. Auf Nachfrage habe ich keine Originale erhalten, sondern nur noch eingescannte Belege. Und die Crux: Nur gegen eine Menge Geld!
Auf nochmalige Nachfrage wurde mitgeteilt, daß der fehlende Beleg nicht mehr vorhanden sei.

Folglich werden die Originale wohl nicht mehr aufbewahrt. Und die Daten sind vielleicht in Vietnam?

[ nachträglich editiert von Sag_mir_Quando_sag ]
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15.06.2012 14:43 Uhr von Justus5
 
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@Jlaebbischer: Stimmt.
Aber such mal einen Beleg oder ein Dokument, das z.B. 8 Jahre alt ist, weil was geklärt werden muss.
Mit einer E-Akte geht das verdammt schnell.

Und ruf mal bei Deiner Versicherung an, weil Du ne Frage zu Deiner Lebensversicherung hast, die Du vor 15 Jahren abgeschlossen hast.

Stell Dir vor, die Mitarbeiter/in müssten jetzt in den Keller gehen, und die Papierakten suchen....
"Wir rufen in ca. 2-4 Tagen zurück", wäre vermutlich die Antwort....
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15.06.2012 14:49 Uhr von Sag_mir_Quando_sag
 
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@Justus5: Es wurde in der obigen Zusammenfassung gemeint, daß diese Methode rechtssicher sei. Also dieser Meinung bin ich nicht. Wenn der Einscannvorgang nicht klappt oder aber sogar manipuliert wurde, ist das Original dann weg. Sicherheitsmaßnahmen - wie hermetische Datensysteme - sind trotz aller Vorsicht immer wieder durchbrochen worden. Man kann zwar Daten wegschließen, aber dann kann man sie auch nicht nutzen.
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15.06.2012 16:42 Uhr von Justus5
 
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Also ich wette, dass diese Methoden schon rechtssicher sind.
Sonst dürften Unternehmen, wie z.B. Versicherungen, sowas gar nicht machen.

Manipulation beim Einscanvorgang? Okay, vorsätzlichen Betrug gibt es überall. Aber dann dürftest viele Sachen auf der Welt nicht mehr machen, weil könnte ja manipuliert sein....
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15.06.2012 17:01 Uhr von Sag_mir_Quando_sag
 
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Gaußsche Glockenkurve: "...ich wette, dass diese Methoden schon rechtssicher sind." (Justus5)


"Sonst dürften Unternehmen, wie z.B. Versicherungen, sowas gar nicht machen." (Justus5)
Welche Lobby hat denn Ende der Neunziger Jahre dafür gesorgt, daß das zweite Glass-Steagall-Gesetz unter Roosevelt abgeschafft hat? http://de.wikipedia.org/...
Das deutsche Bundesministerium für Finanzen hat sogenannte Leihbeamte aus der Wirtschaft und diese dienen dazu Gesetze zu entwerfen und wahrscheinlich gibt es so etwas auch bei anderen Ministerien. Wenn das so funktioniert, daß die Unternehmen sich selbst ihre Gesetze schreiben, na dann...

"Aber dann dürftest viele Sachen auf der Welt nicht mehr machen, weil könnte ja manipuliert sein...." (Justus5)
Und man macht sie trotzdem. Aber das ist keine Aussage, die mit dem Begriff "Rechtssicherheit" suggeriert wird. In dem Begriff steckt das Wort "Sicherheit" und dieses Wort hat zur Zeit Konjunktur. Und trotzdem werden die Leute immer ängstlicher. Soweit, daß sogar dem Bundesgerichtshof der Sicherheitsfanatismus zuviel wird.

"Manipulation beim Einscanvorgang? Okay, vorsätzlichen Betrug gibt es überall." (Justus5)
Wer hat denn die Macht in diesem Staat? Systemrelevante Banken heißt das Stichwort.

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18.06.2012 11:09 Uhr von sina7
 
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Revisionssicheres Archivieren: Papierbasierte Dokumente dürfen natürlich ellektronisch aufbewahrt werden, wenn dies nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher geschieht. Das Handels- und Steuerrecht macht hier entsprechende Vorgaben. Außerdem gibt es branchenspezifische Verordnungen.
Was zu beachten ist, kann man unter diesen Links nachlesen:
http://www.ecmtoday.de/...
http://www.ecmguide.de/...
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18.06.2012 11:23 Uhr von Sag_mir_Quando_sag
 
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Dies bestätigt Erfahrungen: "Weder existieren konkrete technologische Gestaltungsvorschriften noch revisionssichere Produkte per se."
http://www.ecmguide.de/...

[ nachträglich editiert von Sag_mir_Quando_sag ]
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18.06.2012 12:20 Uhr von sina7
 
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Keiner sagt, dass es einfach ist aber die Rahmenrichtlinien sind für elektronische Archive vorgegeben. Bei den unterschiedlichen IT-Infrastrukturen in den Unternehmen wäre es unmöglich, konkrete Lösungswege vorzuschreiben. Archivierung - egal ob elektronisch oder papiergebunden - kann nicht technisch gelöst werden. In erster Linie ist es eine Organisationsaufgabe. Entsprechende Hard- und Software kann dabei mehr oder weniger unterstützen.
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18.06.2012 16:07 Uhr von Sag_mir_Quando_sag
 
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Nö, einfach ist das sicherlich nicht: "Neben Platzersparnis und ortsunabhängigem Zugriff können Unternehmen mit E-Akten mehr Rechtssicherheit in der Dokumententenverwaltung schaffen." (Zusammenfassung oben)
Klar die Platzersparnis ist ähnlich dem Just-In-Time-System bei der Verbundproduktion ein ganz wesentliches Argument.

Der ortsunabhängige Zugriff hat zwei Seiten. Die eine ist die sofortige Bedürfnisbefriedigung einer Datenverarbeitung. Die andere ist das ortsfremde Auftreten von Spannungen, was eher negativ zu bewerten ist. Diese Wirkung ist beispielsweise in der S-Bahn zu beobachten, wenn ein neu zugestiegener Fahrgast keine Minute braucht, um sein Handy oder was auch immer herauszuzücken, um ruhig zu bleiben. Also ohne Handy oder was auch immer entstehen Entzugserscheinungen. Das ortsfremde Aufrufen von woanders gelagerten Daten kann schon mal dann zu Überspannungen im Stromnetz aufgrund von Überladung führen etc. Halt Spannungen.

Der eigentliche Kritikpunkt ist aber die Behauptung der "Rechtssicherheit". Diese ist nicht gewährleistet, wie es suggeriert wird. Klar, es können auch anders Belege verschwinden. Aber wie schon die Behauptung "mehr Rechtssicherheit" beinhaltet, ist dieser Zustand ja schon gegeben. Das "Mehr" an Rechtssicherheit ist aber bei der "ubiquitären" Akte nicht nachvollziehbar. Sie ist ja aufgrund des elektronischen Zusammenhangs ganz neuen Gefahren ausgesetzt wie der Papierbeleg. Wenn man tatsächlich ein Mehr an Rechtssicherheit erreichen möchte, hält man beides vor: Ubiquitäre Akte UND Papierbeleg. Das macht die Bearbeitung nicht so abhängig von der Bildschirmarbeit.

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