11.12.13 10:08 Uhr
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Neue Scan-Richtlinie gibt Anlass zu Diskussionen

Die neue technische Richtlinie TR-RESISCAN erhitzt die Gemüter im Bereich Dokumentenmanagement (DM) und Enterprise-Content-Management (ECM). Sie enthält technische und organisatorische Anleitungen für das ersetzende Scanning, das die Papier-Archive in den Unternehmen entlastet.

Mittels Scanning von normaler Briefpost beim Posteingang startet in Unternehmen die Digitalisierung der Postbearbeitung. Ersetzendes Scanning bedeutet, dass das Original auch tatsächlich vernichtet werden kann, ohne dass die gescannten Dokumente ihre Beweiskraft vor Gericht verlieren.

Ist TR-RESISCAN nun Fluch oder Segen? Befürworter begrüßen die zusätzliche Hilfestellung, die sie Anwendern bietet. Kritiker hingegen sehen sie als Geschäftemacherei, da sie letztendlich auch keine hundertprozentige Absicherung darstellt, sondern nur höhere Investitionen verursacht.


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WebReporter: sina7
Rubrik:   High Tech
Schlagworte: Richtlinie, Scan, Rechtslage
Quelle: www.ecmguide.de

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6 User-Kommentare Alle Kommentare öffnen

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11.12.2013 10:08 Uhr von sina7
 
+2 | -1
 
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Da die technische Richtlinie nur für Deutschland gilt, werden sich internationale Unternehmen wohl nur wenig damit beschäftigen.
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11.12.2013 10:28 Uhr von sina7
 
+2 | -0
 
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Das stimmt beglaubigte Urkunden und notarielle Verträge müssen weiterhin im Original aufgehoben werden, aber Rechnungen, Quittungen, Belege, Korrespondenz etc. können vernichtet werden, wenn nachvollziehbar ist, dass der Scanprozess manipulationssicher abgelaufen ist.
Hierzu gab es auch eine Simulationsstudie der Datev und der Universität Kassel: http://www.ecmguide.de/...


[ nachträglich editiert von sina7 ]
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11.12.2013 10:47 Uhr von sina7
 
+1 | -0
 
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Ich kann jetzt nicht ganz nachvollziehen, wie Du die elektronische Signatur als Absicherung für den Scanprozess wertest. Einige Branchenvertreter erachten jedoch gerade die elektronische Signatur im Zusammenhang mit dem Scannen als Unfug, weil eben nur derjenige der scannt, die elektronische Signatur drunter setzt und nicht der Verfasser.
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11.12.2013 21:02 Uhr von shadow#
 
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@ TheJerker
Es geht hier grundsätzlich vor allem um solche Dokumente für die es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt und die danach in den Schredder wandern.
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12.12.2013 14:11 Uhr von Justus5
 
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dito: Es geht nur um Dokus mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Derjenige, der jetzt etwas scannt, steht halt somit nun auch in der Pflicht, dass alles ordnungsgemäß ablief.
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17.12.2013 14:35 Uhr von Ulrich.Kampffmeyer
 
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Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!

Auch im Heise-Forum gibt es eine umfangreiche Diskussion zum Thema "Beweiswert gescannter Dokumente": http://bit.ly/ 1cHS5k8 . Auch hier ist der Grundtenor - "unnötig", "Panikmache" und "Praxisfern". Letztlich war es eine Werbemaßnahme für das Signieren beim Scannen, also Konzepte wie "ArchiSig", "ResiScan", "TR-ESOR", "Nachsignieren" usw. Ziemlich durchsichtig - denn das Ergebnis steht lange fest. Seit Jahrzehnten werden Kopien von gescannten Dokumenten aus elektronischen Archivsystemen bei Gericht vorgelegt. Und wie schon mehrfach ausgeführt (http://bit.ly/ beweiskraft), gibt es äußerst selten Probleme mit der Anerkennung der Dokumente, die dann eine Überprüfung oder eine Begutachtung erfordern.
Aber gehen wir einen Schritt weiter.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Wir sollten uns nicht mit dem Angstmachen abfinden. Wir sollten nicht nur darüber diskutieren, dass das Ganze Blödsinn ist und nur wenigen Anbietern zum Geschäftemachen dient.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Gesetze und Verordnungen, in denen die qualifizierte elektronische Signatur QES für Anwendungen, wofür sie nicht gedacht ist, vorgeschrieben werden, müssen geändert werden.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Dies heißt, dass Verordnungen wie die SRVwV (verlangt das Signieren beim Scannen im öffentlich-rechtlichen Umfeld von Rententrägern, Versicherungen nund ähnlichen Dienstleistern) geändert werden muss.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Dies bedeutet dass TR-ResiScan, TR-ESOR und andere "Verwandte" ersatzlos getilgt werden.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Dies bedeutet, dass die Scan-Verfahren wie auch die Posteingangsverfahren in der öffentlichen Verwaltung von der elektronischen Signatur deren Prüfung befreit werden.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Die bedeutet, dass man keine Projekte mehr fördert, die solchen unnötigen Overhead generieren und versuchen, diesen in der öffentlichen Verwaltung und in der Privatwirtschaft zu verankern.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Dies bedeutet, dass der Einsatz elektronischer Verfahren bei zukünftigen Gesetzgebungen (wie z.B. auch bei den GoBD) und Anwendungen (z.B. ZUGFeRD bei elektronischen Rechnungen) bevorzugt wird.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Dies bedeutet, dass man sich mehr auf die elektronisch originär entstandenen Dokumente und deren Charakter fokussiert (wie z.B. das US amerikanische FRCP). Papier und Scannen sind nur eine Übergangserscheinung.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Dies bedeutet, dass Klarheit bei der Aufbewahrung und den Aufbewahrungsfristen geschaffen wird (nicht hier mal 10 da mal 6 plus das laufende Jahr, dann in Zukunft da mal 8, da 5, da mal 10 Jahre und noch ignorierend dass die Aufbewahrungsfristen bei vielen Dokumenten im Bereich Verträge, Sicherheit, Bau, Qualität usw. deutlich länger aufbewahrt werden müssen). Hier würde helfen, wenn elektronische Dokumente nach HGB/Steuerrecht einheitlich 8 Jahre und Papierdokumente einheitlich 12 Jahre aufbewahrt werden müssen (dann wird richtig losgescannt!).
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Wir brauchen Verzeichnisse, was wirklich noch aus welchen Gründen in Papier aufbewahrt werden muss (und Widersprüche müssen aufgelöst werden, z.B. haben wir die E-Bilanz jedoch muss die Bilanz immer noch als Original in Papier aufbewahrt werden!
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Wir brauchen das elektronische Signieren auf mobilen Medien unabhängig von bestimmten technischen Verfahren basierend auf Qualitäts- und Sicherheitsregeln, wie z.B. das Unterzeichnen von papierlosen Verträgen auf Unterschriften Pads.
Das Signieren muss aus den Scan-Prozessen raus!
Die simulierten Prozesse sollten uns (d.h. auch die ECM-Branche) so aufrütteln, dass man nicht jeden Blödsinn beim Kunden implementiert, auch wenn man dadurch mehr Geld verdient.
Auf jeden Fall muss man dem Angstmachen entgegentreten. Denn Angst ist ein schlechter Berater.

Quelle & Diskussion: http://www.project-consult.de/...

[ nachträglich editiert von Ulrich.Kampffmeyer ]

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