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Dokumenten-Management lohnt sich auch im Mittelstand

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) sind nicht mehr nur noch bei Großbetrieben, sondern auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) im Einsatz. KMUs profitieren genauso von der Prozessbeschleunigung und effizienten Ablagemechanismen.

Voraussetzung ist, dass eine gewisse Arbeitsteilung vorliegt, denn bei wenigen Büromitarbeitern an einem Standort, lohnt sich der Aufwand nicht. Wie eine effiziente Lösung mit Archivierung, Workflow sowie elektronischer Akte aussehen kann, zeigt das Beispiel der Zeitarbeitsfirma Tina Voß.

Das DMS-Angebot für KMUs ist in Deutschland gut. Mittelständler sollten ein flexibles System auswählen, das sich auch an künftige Anforderungen anpassen lässt. Die Einbeziehung eines zuverlässigen Systemhauses ist ratsam, da KMUs kaum Ressourcen haben, Projekte dieser Art alleine durchzuziehen.


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WebReporter: sina7
Rubrik:   High Tech
Schlagworte: Dokument, Management, Verwaltung, Mittelstand
Quelle: www.ecmguide.de

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4 User-Kommentare Alle Kommentare öffnen

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16.01.2013 15:45 Uhr von sina7
 
+2 | -0
 
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Bei Projektbeginn sollten die Mittelständler zunächst checken, welche Tools ihnen bereits zur Verfügung stehen, aber noch gar nicht effektiv genutzt werden. Danach ist es ratsam, genau zu definieren, was man benötigt und eine Anforderungsliste zu erstellen. Um Akzeptanzproblemen vorzubeugen, sollte man früh alle Mitarbeiter einbeziehen.
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16.01.2013 16:11 Uhr von RonanDex2
 
+1 | -0
 
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Das Problem ist, dass oft genug die Anwender so ein Projekt bojkottieren.
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17.01.2013 00:29 Uhr von Justus5
 
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Das Angebot an DMS-Systemen ist wirklich sehr sehr groß. Eine aktuelle Marktübersicht von Zöller & Partner ist mehrere Hundert Seiten dick:
http://www.ecmguide.de/...

Jetzt liegts nur noch an den Unternehmen, endlich eine einzuführen.
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17.01.2013 14:48 Uhr von SnakePlicen
 
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Mehr als 80% der KMU setzen kein DMS/ECM ein. Als Anbieter haben wir da schon fast eine missionarische Arbeit. Nur wer ECM wirklich einsetzt, erkennt die Mehrwerte und erkennt auch den ROI letztendlich. Als Anbieter haben wir es im KMU Umfeld damit zu tun, dass Unternehmen "gefühlt" etwas besser machen wollen, aber sobald es um eine konkrete Umsetzung geht und Invest fließen muss (sei es auch nur 1T EUR), ändert sich oft die Einstellung in: "Es ging ja schon immer so!". Da bleibt das Unternehmen lieber bei Papierbergen, langen Recherchezeiten, fehlende Transparenz der Prozesse, Dateichaos in Netzlaufwerken, "Jeder darf Löschen" Mentalität - vor allem bei rechtlich und steuerlich relevanten Dateien und E-Mails. DMS/ECM im Mittelstand ist wirksam und nicht teuer. Das müssen die Unternehmen erkennen. Und wir als Anbieter müssen unsere Lösungen so anbieten und aufbereiten, dass die Mitarbeiter keine Angst mehr davor haben - das ist der Hauptgrund für die fehlende Akzeptanz: Schreckliche Oberfläche. Wir haben dies erkannt und viele andere Anbieter ändern sich auch derzeit. Eine positive Auswirkung der "App"-Generation :) Viele Grüße vom Team des magnetischen DMS amagno

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